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O Legal Ops, abreviação para Legal Operations (Operações Legais, em tradução livre), é uma área que cuida de setores e processos diversos de Departamento jurídicos.

Muito mais que um termo novo, a Legal Ops representa o futuro do Direito e pode gerar uma verdadeira transformação na forma de fazer gestão jurídica nos escritórios de advocacia e nos departamentos jurídicos.

Sabendo disso, Patricia dos Santos Bezerra, líder de Legal Ops do Viseu, detalha pontos importantes para gestores jurídicos se convencerem de que seus departamentos podem, sim, ser mais eficientes e, consequentemente, lucrativos.

Legal Ops e controladoria jurídicas são a mesma coisa?

Legal Ops e controladoria jurídica não são a mesma coisa. Embora ambos estejam relacionados à gestão, eficiência e eficácia dos departamentos jurídicos, eles abordam aspectos diferentes.

A controladoria jurídica concentra-se na gestão e controle dos processos internos do departamento jurídico. Isso inclui atividades como gerenciamento de documentos, controle de prazos, organização de processos, fluxo de trabalho, gestão de contratos, entre outros. O objetivo da controladoria jurídica é garantir que o departamento jurídico funcione de maneira eficiente, com processos padronizados e maior controle sobre as atividades desenvolvidas.

Por outro lado, o Legal Ops vai além da gestão interna e envolve a aplicação de tecnologia, automação e melhores práticas para otimizar a eficiência/eficácia e o desempenho geral do departamento jurídico. Isso pode incluir a adoção de softwares especializados em gestão jurídica, análise de dados para tomada de decisões estratégicas, implementação de métricas de desempenho, automação de tarefas repetitivas e burocráticas, gestão de projetos, gestão de fornecedores jurídicos, entre outros.

O objetivo do Legal Ops é impulsionar a inovação, melhorar a eficiência e agregar valor ao departamento jurídico e à empresa como um todo.

Gestores jurídicos conseguem, sozinhos, estruturar processos de Legal Ops ou é necessário contar com especialistas?

Embora os gestores jurídicos tenham um papel importante na estruturação dos processos de Legal Ops, contar com especialistas nessa área tem inúmeras vantagens.

Especialistas em Legal Ops possuem conhecimento técnico específico sobre tecnologias e melhores práticas, o que pode acelerar e aprimorar a implementação de iniciativas de otimização. Eles podem ajudar na escolha e implementação de ferramentas tecnológicas adequadas, na definição de indicadores de desempenho relevantes, na identificação de áreas de melhoria e na criação de processos eficientes e alinhados com as necessidades estratégicas da empresa.

Soma-se o conhecimento do gestor jurídico à expertise do especialista em Legal Ops para gerar os melhores insights e estruturar o melhor projeto para a empresa.

Além do obvio, como um Departamento Jurídico pode agregar valor a uma empresa?

Além de cumprir seu papel tradicional de fornecer suporte jurídico, um departamento jurídico pode agregar valor a uma empresa de várias maneiras.

Através da gestão proativa de riscos, ajudando a identificar e mitigar possíveis problemas legais que possam impactar os negócios. A análise de dados também é uma ferramenta poderosa para o departamento jurídico, pois permite a identificação de tendências, padrões e oportunidades de melhoria. Ao negociar contratos favoráveis, o departamento jurídico pode contribuir para a redução de custos e aumento da eficiência operacional.

Um departamento jurídico bem estruturado pode ajudar a empresa a manter-se em conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis, evitando problemas legais e reputacionais, gerar insights de melhorias nas operações, traçar KPI´s alinhados com as metas anuais da empresa, dentre tantas outras possibilidades.

Qual é o atual cenário da eficiência nos departamentos jurídicos brasileiros?

O cenário da eficiência nos departamentos jurídicos brasileiros atualmente é diverso. Algumas empresas têm adotado abordagens inovadoras, investindo em tecnologia e implementando estratégias de Legal Ops. Isso inclui a adoção de softwares de gestão jurídica, automação de tarefas, análise de dados e a criação de indicadores de desempenho, conseguindo com tais iniciativas melhorar a eficiência, a transparência e o alinhamento estratégico do departamento jurídico com a empresa. No entanto, ainda existem desafios a serem superados, como a resistência à mudança, a falta de investimento em tecnologia e a falta de recursos adequados, além de profissionais tecnicamente preparados tanto em teoria quanto na prática, para conhecer os pormenores do universo jurídico e da área de Legal OPS.

O conhecimento prático é, sem dúvida, um grande diferencial e que colabora exponencialmente no dia a dia.

A eficiência nos departamentos jurídicos brasileiros pode ser aprimorada com a adoção de melhores práticas de gestão, investimento em tecnologia adequada e capacitação contínua dos profissionais jurídicos. É um processo gradual, mas que traz resultados significativos tanto para o departamento jurídico quanto para a empresa como um todo. É necessário entender e internalizar o racional onde a tecnologia, inovação e demais características ligadas à área de Legal Ops, assim como a própria área, não serão um custo para empresa, mas sim um investimento que trará ganhos a médio e longo prazo.

No Viseu, temos inúmeros cases que comprovam essa tese, mas lembro de um muito interessante em uma empresa grande do setor de saúde que ainda não possuía sequer um software de gestão de processos. Com o crescimento rápido da empresa, foi feito um investimento no jurídico para aquisição de um sistema e a área de Legal Ops foi responsável pelo projeto de implantação. Após, o time de Ops colocou processos e procedimentos internos da empresa e do jurídico nessa mesma ferramenta, otimizando os trabalhos, unificando os processos e conseguindo uma média de ganho de 100 horas mensais em toda a empresa. Além disso, com 1 ano pós-implantação, foi possível gerar gráficos e BI´s que mostraram uma série de fluxos operacionais com falhas, e permitiram a correção nos setores de ouvidoria, levantamento de subsídios e recebimentos de citações, diminuindo, inclusive, a quantidade de ações judiciais em um determinado objeto, pois a empresa conseguia atuar ainda na esfera administrativa, no momento da abertura da reclamação no SAC.

As possibilidades são infinitas e, de fato, o investimento, como dito acima, é a chave para o desenvolvimento e aprimoramento das práticas eficientes que garantem  uma entrega eficaz.

Patrícia Bezerra